Belangrijk voor vergelijk zijn de delen 4 en 7. Deel 4 definieert gedetailleerd de duiding, scope en samenhang van de facilitaire producten, de zogenaamde productmap die de kern van NEN 2748 vervangt.
Deel 7 beschrijft hoe de prestaties van facilitaire producten kunnen worden vergeleken op het gebied van kosten, serviceniveau, klanttevredenheid en duurzaamheid (milieu-impact). Voor ieder van de in deel 4 geclassificeerde productgroepen wordt voor deze aspecten een set van vragen en antwoorden in vijf kwaliteitsniveaus aangereikt. Dat maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de mate van duurzaamheid bij een gegeven service- en kostenniveau te vergelijken.

Het belang van de NEN-EN 15221

De Europese Norm NEN-EN 15221 is bedoeld als leidraad voor facility management (FM). De norm voorziet in een FM business model dat een organisatie kan stimuleren tot het optimaliseren van de ondersteunende diensten. Ordenen van facilitaire producten en diensten volgens de NEN-EN 15221 biedt een kader voor inzicht in kosten en in kwaliteit van dienstverlening. Een kader dat in organisaties meer vanzelfsprekend zal worden gebruikt dan de oude indeling volgens de NEN 2748. Deze is binnen Europa als het ware geëvolueerd naar een Europese norm voor 28 landen en dat is voor een belangrijk deel te danken aan Nederlandse inspanningen. Er zijn echter meer voordelen van de NEN-EN 15221. Vanuit procesgericht denken (opgetekend in de NEN-EN 15221 deel 5), zijn beleids- en uitvoeringslijnen op strategisch, tactisch en operationeel niveau gedefinieerd als een kwaliteitscirkel (regelkring) van plannen, uitvoeren, controleren en evalueren van beleid. De ordening volgens NEN-EN 15221 deel 4 ondersteunt deze principes door de kosten van de beleidsontwikkeling, -uitvoering en -evaluatie zichtbaar te maken. Door deze vervolgens in relatie tot de kwaliteit van facilitaire dienstverlening in organisaties te vergelijken, kan er een uitspraak worden gedaan over de mate van succes van de organisatie en de vraag of hier een marktconforme inzet van overhead mee gepaard gaat.

Indeling van de NEN-EN 15221

De NFC Index 2013 is samengesteld conform de hoofdindeling van de NEN-EN 15221 deel 4. Hierbij onderkennen we ‘Strategisch Management’, ‘Gebouw en Infrastructuur’, Mens en Organisatie’, ‘ICT’ en ‘Horizontale functies’. Strategisch Management toont de kosten op strategisch niveau. De kosten van Accountmanagement zijn daarbij inbegrepen. In Gebouw en Infrastructuur zijn de kosten voor gebouw en investeringen ondergebracht. In het onderdeel Mens en Organisatie zijn de kosten voor facilitaire ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces samengevoegd. ICT valt in de EN onder Mens en Organisatie, maar wordt, gezien het significante aandeel in de werkplekkosten, afzonderlijk uitgevraagd en getoond.

Met de introductie van de NEN-EN 15221 deel 4 zijn er ook op de uitvoerende niveaus Gebouw & Infrastructuur en Mens & Organisatie veranderingen doorgevoerd. Zo zijn bij Gebouw & Infrastructuur niet alleen de aan het gebouw gerelateerde functies samengebracht, een ordeningsprincipe dat tegenwoordig in steeds meer organisaties wordt gehanteerd, maar zijn alle kosten die samenhangen met het bezit en/of de exploitatie gedurende de levenscyclus van een gebouw gebundeld. Zo zijn hierin ook de schoonmaakkosten ondergebracht. Een ander belangrijk voordeel is dat er nu geen onderscheid meer wordt gemaakt tussen eigenaren- en huurdersonderhoud. De ordening van Mens & Organisatie is afhankelijk gemaakt van de kosten die samenhangen met de aanwezigheid van mensen in een gebouw. Deze kosten zijn dus niet gebouw gebonden, maar hangen veel meer samen met het type en de grootte van de organisatie en de taken die in een organisatie worden verricht.

NFC Index klaar voor Europa

Introductie NEN-EN 15221 In de NFC Index Algemene Ledenvergadering van 2012 is besloten om de Index Kantoren in 2014 (over 2013) volgens NEN-EN 15221 te publiceren. Na definitieve vaststelling van de NEN EN 15221 heeft NFC Index in samenwerking met haar adviseurs een vertaaltabel ontwikkeld. Voor een soepele overgang heeft NFC Index in 2013 de Index zowel op basis van de NEN 2748 als op basis van de NEN-EN 15221 gepubliceerd. Daarnaast heeft zij in overleg met haar gecertificeerde adviseurs de nieuwe normering voorzien van enkele verdiepingen, waardoor deze betere aansluit bij de gebruikelijke benchmarkcollecties. Deze aansluiting is ook toegepast op de rapportages. Om de historie van data, het vergelijk met voorgaande jaren en de zichtbaarheid van de trend te kunnen borgen, is een algoritme ontwikkeld waarmee de productcodes en daarmee kosten zijn omgezet van NEN 2748 naar NEN-EN 15221-4.

Vloeroppervlak genormaliseerd

Deel 6 van de NEN-EN 15221 spreekt over een Europese normering met betrekking tot het vloeroppervlak. Tot nu toe is Nederland nog niet overgegaan op deze nieuwe normering en blijven de oude definities van kracht. Wanneer NFC Index spreekt over vloeroppervlak wordt daarmee verhuurbaar vloeroppervlak (vvo) bedoeld, zoals gedefinieerd in NEN 2580 Oppervlakten en inhouden van gebouwen - Termen, definities en bepalingsmethoden.